Terminy odbioru korespondencji w postępowaniach sądowych i administracyjnych – co powinien wiedzieć przedsiębiorca

Nieodebranie listu z sądu lub urzędu to jeden z częstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Wiele osób sądzi, że jeśli nie podpiszą potwierdzenia odbioru, to sprawa „nie ruszy”. Niestety, przepisy przewidują tzw. fikcję doręczenia – czyli sytuację, w której pismo uznaje się za skutecznie doręczone, mimo że adresat fizycznie go nie odebrał. W efekcie można przegapić terminy na złożenie odwołania, sprzeciwu czy zapłatę należności.

Warto więc wiedzieć, ile czasu ma przedsiębiorca na odbiór listu z sądu lub urzędu, jak liczyć terminy i kiedy zaczynają biec terminy na podjęcie czynności w postępowaniu.

Doręczenia w postępowaniu cywilnym

W postępowaniu cywilnym – np. w sprawach gospodarczych, o zapłatę czy dotyczących umów – zasady doręczeń reguluje Kodeks postępowania cywilnego (art. 139 i nast.) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych (Dz.U. 2024.19).

Zgodnie z tym rozporządzeniem, jeśli listonosz nie zastanie adresata:

• zostawia pierwsze awizo z informacją, że pismo czeka w placówce pocztowej przez 7 dni,
• jeśli przesyłka nie zostanie odebrana w terminie 7 dni, następnego dnia sporządza się powtórne awizo, które listonosz zostawia niezwłocznie w skrzynce pocztowej,
• od tej chwili adresat ma kolejne 7 dni na odbiór.

Oznacza to, że łączny termin odbioru wynosi minimum 15 dni, a jeśli pierwszy 7-dniowy termin upływa w piątek, to powtórne awizo zostanie zostawione dopiero w kolejnym dniu roboczym, a więc w poniedziałek, co jeszcze bardziej wydłuży termin na odbiór korespondencji. Jako ciekawostkę można wskazać, że jeśli pierwsze awizo zostanie zostawione 15 grudnia wypadającego w piątek, to termin na odbiór korespondencji wyniesie aż 19 dni, ponieważ powtórne awizo nie zostanie zostawione w poniedziałek, a dopiero w środę z uwagi na Boże Narodzenie. Należy pamiętać o prawidłowym liczeniu terminu: nie liczymy dnia, w którym pozostawiono awizo – dopiero następnego dnia zaczyna biec 7-dniowy okres. Po upływie drugiego 7-dniowego okresu przesyłkę uznaje się za niepodjętą w terminie.

Od 2019 r. w postępowaniu cywilnym nie ma już klasycznej fikcji doręczenia. Zamiast niej sąd wzywa powoda do zlecenia doręczenia przez komornika (art. 139¹ KPC). Jeśli więc przedsiębiorca nie odbierze pisma po podwójnym awizie, sprawa nie toczy się dalej automatycznie – ale koszt i odpowiedzialność za skuteczne doręczenie spada na stronę przeciwną.

Warto też pamiętać, że w przypadku spółek wpisanych do KRS, doręczenie dokonane na adres ujawniony w rejestrze jest skuteczne, nawet jeśli przesyłka nie została faktycznie odebrana. Brak aktualizacji adresu siedziby w KRS nie uchroni spółki przed skutkami doręczenia — pismo wysłane na ten adres uznaje się za doręczone z chwilą jego awizowania.

Uwaga: jeśli przedsiębiorca odmówi przyjęcia listu, doręczenie uznaje się za dokonane w dniu odmowy. Odmowa nie wstrzymuje biegu terminów procesowych.

Doręczenia w postępowaniu karnym

W sprawach karnych obowiązuje podobna procedura. Na podstawie art. 133 § 2 KPK, jeśli adresata nie zastano, przesyłkę pozostawia się w placówce pocztowej, a w skrzynce umieszcza się zawiadomienie. Adresat ma 7 dni na odbiór. W razie bezskutecznego upływu tego terminu, należy czynność zawiadomienia powtórzyć jeden raz. W razie dokonania tych czynności pismo uznaje się za doręczone – nawet jeśli nie zostało fizycznie odebrane. Fikcja doręczenia następuje z mocy prawa.

W praktyce oznacza to, że jeśli przedsiębiorca (np. oskarżony w sprawie karnej gospodarczej) nie odbierze wezwania, sąd i tak uzna je za doręczone. Może to doprowadzić do przeprowadzenia rozprawy pod nieobecność oskarżonego, a nawet do wydania wyroku zaocznego.

Ważne: odmowa przyjęcia listu w postępowaniu karnym jest równoznaczna z doręczeniem. Od tego momentu biegną terminy procesowe.

Doręczenia w postępowaniu administracyjnym

W postępowaniach administracyjnych w zakresie doręczania korespondencji obowiązują przepisy art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA). Procedura wygląda podobnie, ale z jedną istotną różnicą – operator pocztowy lub urząd gminy (w przypadku doręczenia pisma przez pracownika urzędu) przechowuje pismo przez okres 14 dni. Wprawdzie w tych przypadkach również pozostawia się pierwsze awizo z informacją o możliwości odbioru pisma w terminie 7 dni, a następnie po upływie tego terminu pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki, ale w tym przypadku nie ma kolejnego 7-dniowego terminu, a jedynie wskazuje się termin nie dłuższy niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Po 14 dniach od pierwszego awiza doręczenie uważa się za skuteczne. Wtedy zaczynają biec terminy na wniesienie odwołania, zażalenia czy wykonanie decyzji.

NSA wielokrotnie podkreślał, że odebranie pisma po upływie 14 dni nie zmienia skutków doręczenia (np. wyrok NSA z dnia 15 lutego 2023 r., III FSK 2212/21). Liczy się moment, w którym termin na odbiór minął, a nie data faktycznego zapoznania się z pismem.

Doręczenia w postępowaniu sądowoadministracyjnym

W postępowaniu przed sądami administracyjnymi (WSA, NSA) obowiązuje art. 73 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA). Mechanizm jest niemal identyczny jak w KPA:

• pismo pozostawia się w placówce pocztowej na 14 dni,
• wystawia się dwa awiza (pierwsze i drugie po 7 dniach),
• po upływie terminu 14 dni pismo uważa się za doręczone.

Jeśli został przekroczony termin 14 dni na odbiór korespondencji, to nie ma znaczenia, kiedy dokładnie odebrano list – jeśli przedsiębiorca zrobi to po terminie, doręczenie już nastąpiło. Terminy na wniesienie skargi czy uiszczenie wpisu liczy się od upływu 14 dni od pierwszego awizo.

Jak prawidłowo liczyć terminy odbioru

Paradoksalnie jednym z większych problemów okazuje się obliczenie, kiedy mija termin na odbiór korespondencji. Pamiętajmy, że nie liczymy dnia, w którym zostało pozostawione awizo, a termin upływa z końcem 7 lub 14 dnia. Skoro awizo zostawiono w poniedziałek, to termin mija w poniedziałek za tydzień (7 dni) lub za dwa tygodnie (14 dni).

Skutki nieodebrania listu

W zależności od rodzaju sprawy skutki nieodebrania korespondencji w terminie mogą być bardzo poważne:

• w postępowaniu cywilnym – zawieszenie sprawy lub doręczenie przez komornika na koszt strony, a jeśli nie było to pierwsze pismo w sprawie, to nawet uprawomocnienie się wyroku i niemożność złożenia apelacji,
• w postępowaniu karnym – wyrok zaoczny lub prowadzenie rozprawy pod nieobecność,
• w postępowaniu administracyjnym – uprawomocnienie się decyzji i utrata prawa do odwołania,
• w postępowaniu sądowoadministracyjnym – odrzucenie skargi lub brak możliwości wniesienia skargi kasacyjnej.

W każdym z tych przypadków nieodebranie listu nie zatrzymuje sprawy – przeciwnie, uruchamia skutki prawne, często nieodwracalne.

Jak uniknąć problemów z doręczeniami

• Odbieraj korespondencję na bieżąco – nawet jeśli spodziewasz się nieprzyjemnych wiadomości.
• Pilnuj terminów awiza – sprawdzaj skrzynkę pocztową, zwłaszcza gdy wiesz, że toczy się jakaś sprawa.
• Zaktualizuj adres w CEIDG lub KRS – wysyłka na stary adres nie zwalnia z odpowiedzialności.
• Wyznacz osobę do odbioru listów podczas wyjazdu lub urlopu.
• Nie odmawiaj przyjęcia listu – to i tak nie uchroni Cię przed skutkami doręczenia.

Co warto zapamiętać

W każdej procedurze – cywilnej, karnej, administracyjnej i sądowoadministracyjnej – obowiązuje zasada, że nieodebranie listu w terminie nie chroni przed jego skutkami. Wystarczy, że przesyłka była prawidłowo zaadresowana i dwukrotnie awizowana.

Nieodebrany list z sądu lub urzędu może uruchomić bieg terminów procesowych, doprowadzić do wydania wyroku lub uprawomocnienia decyzji. Dla przedsiębiorcy może to oznaczać realne straty finansowe.

Masz wątpliwości, jak liczyć terminy doręczeń lub chcesz sprawdzić, czy pismo zostało skutecznie doręczone? Skontaktuj się ze mną – pomogę ocenić sytuację i podpowiem, jakie działania można podjąć.

A może miałeś kiedyś problem z nieodebraną korespondencją sądową lub urzędową? Podziel się swoim doświadczeniem w komentarzu – Twoja historia może być wskazówką dla innych przedsiębiorców.